Smart folders

Smart folder to zapisane zapytanie, które automatycznie aktualizuje swoją zawartość. Każdy dokument spełniający określone kryteria — takie jak fraza tekstowa, typ pliku, data czy tag — pojawia się w folderze bez konieczności ręcznego przenoszenia.

Smart folder nie jest fizyczną lokalizacją; pliki pozostają w repozytorium, a ich przynależność do folderu jest wyznaczana dynamicznie na podstawie skonfigurowanych filtrów.

Przykłady zastosowań

Gromadzenie wszystkich dokumentów zawierających frazę „legislacja 2025”, uszeregowanych od najnowszych.
Wyodrębnienie plików PDF dłuższych niż 50 stron, które nie mają jeszcze przypisanych tagów.
Konsolidacja dokumentacji dotyczącej konkretnego interesariusza na podstawie słów kluczowych.

Tworzenie folderu

Nowy smart folder tworzy się przez opisanie poszukiwanego zbioru dokumentów w języku naturalnym (np. „Raporty finansowe z ostatniego kwartału — pliki PDF i Word”). Asystent AI automatycznie przekłada opis na zestaw reguł — kryteria treściowe oraz filtry techniczne — i prezentuje podgląd dopasowanych plików do zatwierdzenia. Dostępne są również gotowe sugestie startowe ułatwiające rozpoczęcie.

Konfiguracja i edycja

Smart foldery są widoczne w panelu bocznym obok głównego widoku repozytorium. Wybranie folderu otwiera jego widok szczegółowy, w którym prezentowane są pogrupowane reguły:

Dostępność — zakres widoczności (private / shared).
Filtry techniczne — strukturalne ograniczenia dotyczące źródła, typu pliku, dat, rozmiaru lub nazwy.
Kryteria treściowe — wymagane, opcjonalne i wykluczone frazy oraz dopasowanie po zawartości pliku.

Kryteria folderu można doprecyzowywać, a zmiany zatwierdza się zapisem, co powoduje natychmiastowe odświeżenie listy plików.

Tryby prezentacji

Każdy folder oferuje dwa sposoby wyświetlania danych:

Storage view — standardowy układ listy lub kafelków, optymalny do pobierania dokumentów.
Timeline view — prezentacja plików na osi czasu. Pozwala zidentyfikować natężenie dokumentacji w określonych przedziałach czasowych.

Zalecany sposób pracy

Opisać poszukiwany zbiór dokumentów w języku naturalnym i pozwolić asystentowi zbudować reguły.
Zweryfikować podgląd dopasowanych plików oraz wygenerowane kryteria.
Doprecyzować folder, dodając lub usuwając filtry techniczne (np. wybierając wyłącznie format PDF).
Zawęzić kryteria treściowe (frazy wymagane, opcjonalne lub wykluczone), aby odsiać nieistotne pozycje.

Stany pustego widoku i błędu

„No documents match this folder's criteria” — żadne pliki w repozytorium nie spełniają warunków zdefiniowanych w konfiguracji folderu.