Smart folders

Smart folder to trwałe zapisane zapytanie. Po jego zdefiniowaniu system automatycznie aktualizuje zawartość foldera: każdy plik spełniający skonfigurowane kryteria — zapytanie tekstowe, typy plików, daty, źródła lub tagi — pojawia się w folderze, w tym pliki nowo wgrane.

Smart folder nie jest folderem w klasycznym znaczeniu; pliki nie są do niego przenoszone. Przynależność wyznaczana jest w momencie zapytania na podstawie kryteriów foldera.

Reprezentatywne zastosowania

• Folder zawierający wszystkie dokumenty, w których występuje fraza "legislacja 2025", uszeregowane według daty modyfikacji w taki sposób, by najnowsze dokumenty znajdowały się na początku listy.
• Folder przeznaczony do triażu, prezentujący wszystkie dokumenty PDF dłuższe niż pięćdziesiąt stron, którym nie nadano jeszcze tagów.
• Folder konsolidujący dokumenty pochodzące z Google Drive odnoszące się do wskazanego interesariusza.

Konfiguracja

Smart folders prezentowane są obok Repozytorium. Otwarcie Smart foldera pokazuje — i pozwala modyfikować — jego bieżącą konfigurację w panelu po prawej stronie:

• Content search — zapytanie tekstowe (na przykład "podatek węglowy").
• Filtry — ograniczenia według wzorca nazwy pliku, daty ostatniej modyfikacji, rozmiaru, statusu przetwarzania, typu pliku oraz źródła (Persate, Google Drive, OneDrive).
• Sortowanie — według daty, alfabetycznie, według rozmiaru pliku lub innych dostępnych kryteriów.

Modyfikacje są zapisywane przez wybranie opcji Save, po czym zawartość foldera podlega ponownemu wyznaczeniu.

Dostępne widoki

Każdy Smart folder oferuje dwa tryby widoku, dostępne poprzez karty akcji u góry strony:

• Storage view — prezentuje pasujące pliki w standardowym układzie listy lub kafelków. Odpowiedni do lektury lub pobierania pojedynczych dokumentów.
• Timeline view — prezentuje te same pliki uszeregowane według daty. Odpowiedni do identyfikacji wzorców w czasie, na przykład tego, czy dokumenty dotyczące określonego tematu kumulują się w narastającym tempie.

Zalecenia

• Definiowanie należy rozpoczynać od kryteriów ogólnych, a następnie je zawężać. Pierwsze definicje Smart folderów są zwykle albo zbyt wąskie (brak wyników), albo zbyt szerokie (wyniki obejmujące całe Repozytorium). Zapisanie foldera i obserwacja wyników stanowi podstawę iteracyjnego dopracowywania.
• Należy łączyć zapytanie tekstowe z filtrami. Samo zapytanie tekstowe zwykle dopasowuje większą liczbę dokumentów niż było to zamierzone. Dodanie jednego lub dwóch filtrów (na przykład typ pliku = PDF) zawęża wyniki, jednocześnie zachowując odporność foldera na drobne zmiany w metadanych dokumentów.
• Tagi sprawdzają się przy powtarzających się tematach. Tematy trudne do wyrażenia jako zapytanie tekstowe wygodnie jest oznaczać tagami ręcznie, a Smart folder konfigurować w taki sposób, by filtrował po tym tagu. Powstaje w ten sposób widok napędzany tagiem, łatwy do utrzymania.