Użytkownicy i grupy

Administratorzy organizacji zarządzają członkami i grupami w Ustawieniach, w grupie ORGANIZACJA → Członkowie oraz ORGANIZACJA → Grupy i uprawnienia. Obie strony są widoczne wyłącznie dla administratorów. Starsze odnośniki do panelu administracyjnego otwierają te same strony.

Członkowie

Strona Członkowie zawiera listę aktywnych członków organizacji. Nad tabelą znajdują się:

• pole wyszukiwania (Imię, nazwisko lub e-mail…), które odnajduje członków po nazwie lub adresie e-mail;
• przycisk Filtry, który zawęża listę według pól Rola, Grupa i Ostatnia aktywność (Dowolny okres, Ostatnie 7 dni, Ostatnie 30 dni lub Niedostępne); przycisk pokazuje liczbę aktywnych filtrów;
• przycisk Zaproś członka, który otwiera okno zaproszenia.

Tabela przedstawia każdego członka wraz z adresem e-mail, kolumnami Rola, Grupy, Tokeny w tym cyklu, Ostatnia aktywność i Data dołączenia. Wiersz zalogowanego administratora ma oznaczenie Ty. Gdy okno jest zbyt wąskie dla wszystkich kolumn, brakujące wartości pojawiają się pod nazwą członka. Wybranie nazwy lub wiersza otwiera profil członka.

Ostatnia aktywność to ostatnie użycie sesji z potwierdzoną weryfikacją dwuetapową od dołączenia członka do organizacji. Niedostępne oznacza brak zapisanego znacznika czasu; nie oznacza, że członek nigdy nie korzystał z Persate. Sesje bez weryfikacji dwuetapowej nie są uwzględniane, dlatego członkowie, którzy jej nie skonfigurowali, mają wartość Niedostępne.

Zapraszanie członka

1. Wybrać Zaproś członka. Otworzy się okno Dodaj użytkownika.
2. Wpisać adres w polu E-mail, a w polu Rola wybrać Administrator lub Członek.
3. Wybrać Wyślij zaproszenie. Persate wyśle jeden e-mail z zaproszeniem i linkiem do ustawienia hasła. Jeśli e-maila nie uda się wysłać, pojawi się komunikat; zaproszenie zostaje zapisane, a Wyślij ponownie zaproszenie w zakładce Zaproszenia wysyła je jeszcze raz.

Jeśli konto o tym adresie już istnieje, ale nie należy do żadnej organizacji, okno pyta, czy wysłać zaproszenie do dołączenia; potwierdza się je przyciskiem Wyślij zaproszenie.

Opcja Ustaw hasło ręcznie (bez wysyłania zaproszenia) od razu tworzy konto, bez wiadomości z zaproszeniem. Hasło musi mieć co najmniej 12 znaków, a przycisk zmienia się na Utwórz użytkownika. Z tej opcji należy korzystać tylko wtedy, gdy wymaga tego zatwierdzona w organizacji procedura nadawania tożsamości; administrator odpowiada wtedy za bezpieczne przekazanie początkowego hasła.

Po otwarciu szczegółów członka prawy panel pokazuje jego tożsamość i tabelę danych konta. Rola pozwala zmienić rolę między Administrator i Członek, Dodaj do grupy przypisuje grupę, a Usuń z organizacji usuwa członka.

Selektor Okres w panelu bocznym przełącza wykresy aktywności między 7, 30 lub 90 dniami a bieżącym Okresem rozliczeniowym. Na małych ekranach te opcje są dostępne po otwarciu Profilu członka.

Zaproszenia

Zakładka Zaproszenia obok zakładki Członkowie zawiera wszystkie zaproszenia wysłane przez organizację, od najnowszych. Liczba przy zakładce obejmuje zaproszenia oczekujące i wygasłe. Dla każdego zaproszenia widać:

• E-mail, z oznaczeniem Istniejące konto, jeśli adres miał już konto Persate;
• Status (Oczekujące, Wygasło, Przyjęte lub Wycofane) z datą: kiedy oczekujące zaproszenie wygaśnie albo kiedy wygasło, zostało przyjęte lub wycofane;
• Wysłano, czyli datę ostatniego e-maila, a przy kilku wysyłkach także ich liczbę;
• Zaproszenie od, czyli administratora, który je wysłał, albo Zespół Persate;
• Rolę, którą otrzyma zaproszona osoba.

Pole wyszukiwania (E-mail…) znajduje zaproszenia po adresie, a Filtry zawężają je według Statusu i Roli. Wybranie przyjętego zaproszenia otwiera profil członka.

• Wyślij ponownie zaproszenie wysyła zaproszenie jeszcze raz z nowym linkiem. Link z wcześniejszego e-maila przestaje działać.
• Wycofaj zaproszenie prosi o potwierdzenie, a następnie anuluje zaproszenie, więc jego link przestaje działać. Konto, które istniało wcześniej, pozostaje bez zmian; konto utworzone na potrzeby zaproszenia i nigdy nieaktywowane zostaje usunięte.

Usunięcie członka wycofuje też jego otwarte zaproszenia.

Zmiana roli

Pole Rola w wierszu członka lub w jego profilu przełącza między rolami Administrator i Członek; zmiana zapisuje się od razu. Administrator nie może zmienić własnej roli ani usunąć siebie z organizacji — w jego wierszu te kontrolki są nieaktywne, a zmianę musi wprowadzić inny administrator. Organizacja zawsze zachowuje co najmniej jednego aktywnego administratora: zmiana, która pozostawiłaby ją bez administratora, zostaje odrzucona z komunikatem Organizacja musi mieć co najmniej jednego aktywnego administratora. Jeżeli po zmianie strona nadal pokazuje dawną rolę, należy ją odświeżyć albo zalogować się ponownie.

Profil członka

Profil pokazuje wykorzystanie zasobów przez członka w wybranym okresie — 7 dni, 30 dni, 90 dni lub Okres rozliczeniowy — m.in. wydarzenia, pliki, tokeny i ostatnią aktywność, najczęściej używane funkcje oraz trend użycia tokenów. Aktywność jest ograniczona do metadanych zdarzeń.

Panel boczny zawiera pola Rola, Status, Ostatnia aktywność, Data dołączenia i Prywatne miejsce na pliki oraz listę Grupy. Dodaj do grupy dodaje członka do kolejnej grupy z rolą Członek; wybranie grupy otwiera jej stronę.

Usuwanie członka

Należy wybrać ikonę kosza w wierszu członka albo Usuń z organizacji w jego profilu i potwierdzić. Usunięcie kasuje konto i prywatne pliki członka i jest nieodwracalne. Przed usunięciem należy przekazać lub wyeksportować pracę, którą trzeba zachować, oraz sprawdzić grupy i pliki udostępniane przez członka.

Grupy

Strona Grupy i uprawnienia zawiera grupy organizacji wraz z opisem oraz kolumnami Członkowie, Zarządzający, Utworzono i Pliki (liczba udostępnionych plików). Pole wyszukiwania odnajduje grupy po nazwie lub opisie, a filtr Menedżer (w menu Filtry) ogranicza listę do grup zarządzanych przez wybraną osobę.

Grupa obejmująca całą organizację, Wszyscy w z nazwą organizacji, zawiera każdego członka. Zarządzają nią administratorzy organizacji: jej skład jest stały i nie można jej edytować ani usunąć. Nadal można jej udostępniać pliki.

Tworzenie grupy

1. Wybrać Utwórz grupę. Otworzy się okno Utwórz nową grupę.
2. Wypełnić pole Nazwa i opcjonalnie pole Opis.
3. Wybrać Utwórz grupę.

Zarządzanie grupą

Wybranie grupy albo ikony ołówka (Zarządzaj grupą) otwiera jej stronę z kartami Członkowie i Pliki. Edytuj zmienia nazwę i opis, a Usuń grupę usuwa grupę.

Karta Członkowie:

• Dodaj członka otwiera okno Dodaj członka do grupy: w polach Użytkownik i Rola należy wskazać osobę i jej rolę w grupie, a następnie wybrać Dodaj do grupy.
• Każdy wiersz zawiera kolumny Rola w grupie, Rola w organizacji, Ostatnia aktywność i Dodano. Zmiana w kolumnie Rola w grupie zapisuje się od razu.
• Ikona kosza usuwa członka z grupy.

Role w grupie to Członek, Menedżer i Przeglądający. Członkowie i menedżerowie mogą udostępniać grupie treści; osoba przeglądająca widzi to, co udostępniono grupie, ale nie może jej niczego udostępniać — w ustawieniach udostępniania grupa ma wtedy oznaczenie Tylko do odczytu.

Karta Pliki:

• Udostępnij plik otwiera okno wyboru pliku z Repozytorium, który ma zostać udostępniony grupie.
• Odbierz dostęp do pliku kończy udostępnianie pliku grupie. Sam plik nie zostaje usunięty.

Usuwanie grupy

Grupę można usunąć dopiero wtedy, gdy nie są jej udostępniane żadne pliki: najpierw należy odebrać grupie dostęp do plików, a następnie wybrać Usuń grupę i potwierdzić. Usunięcie grupy jest nieodwracalne i nie usuwa plików.

Rozwiązywanie problemów z dostępem

• Członek nie widzi udostępnionego pliku — należy sprawdzić jego członkostwo w grupie, udostępnienie pliku tej grupie oraz to, czy Repozytorium jest włączone dla organizacji.
• Członek nie widzi laboratorium — laboratoria są przypisywane grupom; należy sprawdzić grupy członka, a w sprawie przypisania zwrócić się do administratora organizacji lub do Persate.
• Członek nadal widzi dawną rolę — powinien odświeżyć stronę albo zalogować się ponownie.
• Czynność nie powiodła się — przed ponowną próbą należy odświeżyć listę, aby czynność dotyczyła aktualnego stanu.