POLITYKA PRYWATNOŚCI

Preambuła

Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania informacji na Twój temat, w tym danych osobowych oraz ciasteczek, czyli tzw. plików cookie. Polityka prywatności powinna być razem czytana z Regulaminem strony internetowej persate.com, w szczególności w zakresie definicji. Polityka prywatności reguluje również zasady przetwarzania danych w ramach Usługi Asystenta AI oraz Usługi Monitoringu Legislacyjnego.

§ 1. Informacje ogólne

Dostawcą serwisu jest: PERSATE prosta spółka akcyjna z siedzibą w Sochaczewie, adres: ul. Warszawska 62 lok. 4, 96-500 Sochaczew, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001205038, NIP: 8371886321, REGON: 543232081.
Dostawca jest Administratorem danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie przez Użytkowników podczas odwiedzania serwisu, zakładania Konta, korzystania z usług lub przy udziale w różnego rodzaju akcjach informacyjnych, które mogą być prowadzone przez Dostawcę (np. newslettery). W przypadku, gdy Użytkownik korzysta z Usługi Asystenta AI i udostępnia Serwisowi dane osobowe osób trzecich przechowywane w zewnętrznych chmurach danych lub bezpośrednio wgrywa do Serwisu takie dane, Dostawca działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO, a administratorem tych danych pozostaje Użytkownik.
Dane podawane przez Użytkowników w celu korzystania z usług są używane w procesie ich uruchamiania i świadczenia. Obejmuje to przede wszystkim takie działania, jak: a) techniczne uruchomienie usług, b) rejestracja i obsługa Konta Użytkownika, c) informowanie o planowanych pracach technicznych oraz awariach, d) informowanie o istotnych zmianach konfiguracyjnych, e) informowanie o zmianach regulaminów i polityk, f) realizację obsługi technicznej, w tym odpowiedzi na pytania Użytkowników, g) wyjaśnienia w zakresie rozliczeń, h) bezpośredni kontakt handlowy – jeśli Użytkownik o niego poprosi („Book a Demo"), i) przesyłanie informacji o produkcie przez e-mail oraz innymi kanałami komunikacji – jeśli Użytkownik wyraził zgodę na takie formy kontaktu, j) świadczenie Usługi Asystenta AI, w tym dostęp do plików i danych Użytkownika zgromadzonych w zewnętrznych chmurach danych podłączonych przez Użytkownika do Serwisu oraz do plików i danych wgranych przez Użytkownika bezpośrednio do Serwisu,

k) świadczenie Usługi Monitoringu Legislacyjnego, w tym dostarczanie powiadomień w zakresie legislacji na adres e-mail lub inny kanał komunikacji wskazany przez Użytkownika. 4. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o Użytkownikach i ich zachowaniach w następujący sposób: a) poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Dostawcy, b) poprzez korzystanie z usług Dostawcy, c) poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka"), d) poprzez zapisywanie technicznych informacji w dziennikach serwerów http oraz innych usług sieciowych i aplikacji Dostawcy (logi systemowe).

§ 2. Szczegółowa informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych), zwanym dalej („RODO”), z uwzględnieniem przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Administrator danych osobowych: a) Administratorem danych osobowych jest Dostawca. b) Dane kontaktowe Administratora: ul. Warszawska 62 lok. 4, 96-500 Sochaczew, e-mail: mbednarczyk@persate.com.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak Dostawca informuje, że o ile nic innego nie wskazano w treści poszczególnych formularzy (np. że podanie danych jest opcjonalne), z usług Dostawcy nie można korzystać anonimowo lub z wykorzystaniem pseudonimu. W związku z powyższym, odmowa podania danych może wiązać się z odmową zawarcia umowy i świadczenia zamówionej usługi.
Kategorie przetwarzanych danych, cele i podstawy prawne: a) Rejestracja i obsługa Konta Użytkownika, w tym wyznaczenie Zarządcy Konta i zarządzanie subkontami: i. Zakres danych: imię i nazwisko/firma, adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej), dane uwierzytelniające dostawcy tożsamości zewnętrznej (Google, Microsoft) – o ile Użytkownik korzysta z logowania zewnętrznego, imię i nazwisko oraz adres e-mail Zarządcy Konta i osób, którym przydzielono dostęp do subkont oraz ewentualne inne dane podane przez Użytkownika. ii. Cel: zawarcie i wykonanie usług, w tym w szczególności Umowy o dostarczanie Usługi Konta czy Usługi Premium. iii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.

iv. Okres przechowywania: przez czas trwania Umowy o świadczenie Usługi Konta, a po jej rozwiązaniu przez okres niezbędny do rozpatrzenia ewentualnych reklamacji lub dochodzenia/obrony roszczeń, nie dłużej niż do upływu okresu przedawnienia. b) Usługa Asystenta AI – integracja z zewnętrznymi chmurami danych/danymi wgranymi bezpośrednio do Serwisu: i. Zakres danych: tokeny autoryzacyjne umożliwiające dostęp do wskazanych przez Użytkownika zasobów i danych w zewnętrznych chmurach danych (w szczególności Google Drive, Microsoft OneDrive), metadane plików (nazwy, daty, typy, rozmiary), treść plików – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego zapytania Użytkownika skierowanego do Asystenta AI. ii. Cel: świadczenie Usługi Asystenta AI polegającej na inteligentnym wyszukiwaniu, kategoryzacji i analizie plików Użytkownika. iii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy. iv. Okres przechowywania: tokeny są unieważniane niezwłocznie po odłączeniu integracji przez Użytkownika lub po usunięciu Konta. v. Szczególna informacja: Dostawca nie przetwarza danych Użytkownika z zewnętrznych chmur danych/plików wgranych bezpośrednio do Serwisu w celach innych niż świadczenie Usługi Asystenta AI na rzecz danego Użytkownika, w szczególności nie wykorzystuje ich w celach marketingowych ani nie udostępnia podmiotom trzecim bez odrębnej, wyraźnej zgody Użytkownika, za wyjątkiem przypadków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. c) Usługa Monitoringu Legislacyjnego: i. Zakres danych: adres e-mail lub inne dane kontaktowe wskazane przez Użytkownika jako kanał dostarczania powiadomień (np. identyfikator komunikatora), konfiguracja Tematów Monitoringu i Fraz Kluczowych zdefiniowanych przez Użytkownika. ii. Cel: świadczenie Usługi Monitoringu Legislacyjnego, tj. automatyczne śledzenie wybranych tematów legislacyjnych i dostarczanie Użytkownikowi powiadomień o zdarzeniach legislacyjnych, w tym w szczególności wynikających z analizy posiedzeń Sejmu i Senatu RP przy wykorzystaniu sztucznej inteligencji. iii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy. iv. Okres przechowywania: przez czas trwania Usługi Premium. Konfiguracja Tematów Monitoringu i Fraz Kluczowych jest usuwana niezwłocznie po rezygnacji przez Użytkownika z Usługi Monitoringu Legislacyjnego lub po usunięciu Konta. d) Obsługa „Book a Demo": i. Zakres danych: adres e-mail, treść wiadomości. ii. Cel: podjęcie działań na żądanie osoby przed ewentualnym zawarciem umowy, kontakt handlowy.

iii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes, tj. obsługa korespondencji handlowej. iv. Okres przechowywania: przez czas prowadzenia korespondencji oraz do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń. e) Obsługa zgłoszeń i wsparcia technicznego: i. Zakres danych: imię i nazwisko/firma, adres e-mail, opis zgłoszonego problemu, logi techniczne niezbędne do jego zdiagnozowania. ii. Cel: rozpatrzenie reklamacji i świadczenie wsparcia technicznego. iii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego. iv. Okres przechowywania: przez czas rozpatrywania zgłoszenia oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń. f) Analityka i poprawa jakości Usług: i. Zakres danych: zanonimizowane dane o sposobie korzystania z Serwisu (zdarzenia w aplikacji, ścieżki nawigacji, czas sesji), adres IP (skrócony). ii. Cel: analiza i doskonalenie funkcjonalności Serwisu i usług. iii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Dostawcy polegający na poprawie jakości oferowanych usług. iv. Okres przechowywania: do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania, nie dłużej niż 24 miesiące. g) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: i. Zakres danych: wszelkie dane niezbędne do realizacji tego celu, w szczególności dane z historii Konta i korespondencji. ii. Cel: ochrona prawna Dostawcy. iii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Dostawcy. iv. Okres przechowywania: do upływu okresu przedawnienia roszczeń. 5. W niektórych sytuacjach Dostawca jako Administrator danych osobowych ma prawo przekazywać dane osobowe Użytkowników innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to w szczególności następujących kategorii odbiorców: a) upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, którzy korzystają z danych w celu realizacji usług,

b) dostawcy usług uwierzytelniania zewnętrznego (Google, Microsoft) – w zakresie obsługi logowania, c) operatorzy zewnętrznych chmur danych (w szczególności Google – Google Drive, Microsoft – OneDrive) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji autoryzacji i dostępu do zasobów Użytkownika w ramach Usługi Asystenta AI, d) dostawcy modeli i infrastruktury sztucznej inteligencji – w zakresie niezbędnym do generowania odpowiedzi przez Asystenta AI oraz do analizy treści legislacyjnych w ramach Usługi Monitoringu Legislacyjnego. Dostawca zapewnia, że podmioty te są zobowiązane do przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Dostawcy i stosują adekwatne środki ochrony danych, e) kancelarie prawne – w szczególności w zakresie dochodzenia lub obrony roszczeń, f) organy publiczne – wyłącznie na podstawie i w zakresie wynikającym z przepisów prawa. 6. Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) wyłącznie w związku z korzystaniem z usług dostawców, którzy stosują standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub inne zatwierdzone mechanizmy transferu, zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych. Dotyczy to w szczególności dostawców usług logowania zewnętrznego (Google, Microsoft). 7. Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem Serwisu. 8. W przypadku, gdy Użytkownik korzystający z Usługi Asystenta AI jest administratorem danych osobowych osób trzecich zawartych w zasobach przechowywanych w zewnętrznych chmurach danych/plikach wgranych przez Użytkownika bezpośrednio do Serwisu (np. danych klientów, pracowników, kontrahentów), Dostawca przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO. W takim przypadku: a) Użytkownik zobowiązany jest do zapewnienia właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych osób trzecich za pośrednictwem Serwisu, przed udzieleniem Serwisowi dostępu do tych zasobów, b) szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania danych, w tym obowiązki i gwarancje Dostawcy jako podmiotu przetwarzającego, określa odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych zawierana z Użytkownikiem na jego żądanie lub automatycznie dostępna jako załącznik do warunków Usługi Premium, c) Dostawca przetwarza dane osobowe osób trzecich wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika (jako administratora), wyłącznie w zakresie i w celu niezbędnym do świadczenia Usługi Asystenta AI, i zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania tych danych zobowiązały się do zachowania poufności. 9. Użytkownik, wyznaczając Zarządcę Konta i przydzielając dostęp do subkont poszczególnym osobom/grupom osób, działa jako administrator danych osobowych tych osób w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Użytkownik jest zobowiązany do:

a) zapewnienia właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Zarządcy Konta i użytkowników subkont przed udzieleniem im dostępu do Konta za pośrednictwem Serwisu, b) wypełnienia wobec tych osób obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO, w zakresie przetwarzania ich danych przez Dostawcę w związku z korzystaniem z konta/subkont im przydzielonym – w szczególności poprzez poinformowanie ich o fakcie udostępnienia ich danych Dostawcy oraz o warunkach niniejszej Polityki prywatności, c) nieudostępniania Serwisowi danych osobowych osób, wobec których lub w zakresie których Użytkownik nie dysponuje właściwą podstawą prawną.

§ 3. Prawa Użytkownika

Każdemu Użytkownikowi przysługują następujące prawa: a) Prawo dostępu (art. 15 RODO) – uzyskanie potwierdzenia czy dane są przetwarzane, a jeśli tak – dostępu do nich i uzyskania ich kopii. b) Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – żądanie poprawienia danych niedokładnych lub uzupełnienia danych niekompletnych. c) Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) – żądanie usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, gdy cofnięto zgodę lub gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. d) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądanie wstrzymania przetwarzania w przypadkach określonych w RODO. e) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany). f) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym profilowania. Prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych, prawnie uzasadnionych, podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Użytkownika, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. g) Prawo do cofnięcia zgody – w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. h) Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeżeli Użytkownik uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail wskazanym w § 2 ust. 2 pkt b. Administrator rozpatruje żądanie niezwłocznie, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania. Termin ten może być w uzasadnionych przypadkach przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator informuje Użytkownika (art. 12 ust. 3 RODO).

§ 4. Informacje w formularzach

Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez Użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza – np. w celu obsługi zapytania o demonstrację usługi lub założenia Konta. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.

§ 5. Logi Administratora

Informacje o zachowaniach Użytkowników w Serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania Serwisem i diagnostyki technicznej.

§ 6. Informacja o plikach cookies

Serwis korzysta z plików cookies.
Pliki cookies (tzw. „ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Dostawca.
Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach: a) utrzymanie sesji Użytkownika (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać danych uwierzytelniających, b) zapamiętywanie preferencji Użytkownika i ustawień aplikacji, c) analityka i statystyki korzystania z Serwisu – wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika.
W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne" (session cookies) oraz „stałe" (persistent cookies). Cookies „sesyjne" są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe" pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
Instalowanie w urządzeniu końcowym Użytkownika plików cookies innych niż niezbędne (w szczególności analitycznych i marketingowych) następuje wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika za pomocą banera cookies wyświetlanego podczas pierwszej wizyty w Serwisie.
Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z Dostawcą podmioty.

§ 7. Zarządzanie plikami cookies

Jeśli Użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa i utrzymania preferencji Użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach uniemożliwić korzystanie z Serwisu.
W celu zarządzania ustawieniami cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz, i postępuj zgodnie z instrukcjami: a) Edge (https://support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-edge/wyświetlanie-iusuwanie-historii-przeglądarki-w-programie-microsoft-edge-00cf7943-a9e1-975aa33d-ac10ce454ca4), b) Chrome (https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl), c) Safari (https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac), d) Firefox (https://support.mozilla.org/pl/kb/usuwanie-ciasteczek-i-danych-stronfirefox), e) Opera (https://help.opera.com/pl/latest/web-preferences/#cookies); Urządzenia mobilne: a) Android (gogle chrome) (https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl&co=GENIE.Platform%3 DAndroid&oco=1), b) Safari (iOS) (https://support.apple.com/pl-pl/105082).

§ 8. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym dla Polityki prywatności jest prawo polskie.
Spory pomiędzy Dostawcą a Użytkownikiem będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla każdorazowej siedziby Dostawcy. W przypadku, gdy Użytkownik jest jednocześnie Konsumentem, wszelkie spory będą rozstrzygane przez sądy powszechne właściwe zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.
W sprawach nieuregulowanych Polityką prywatności zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, RODO oraz inne bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 marca 2026 roku.